Mai come in questo periodo storico le aziende, e le persone, sentono la necessità dello smart working come processo di continuità lavorativa, ma in realtà non è un processo da implementare, da utilizzare per necessità, ma è una cultura aziendale, che abbraccia tutti i settori e le funzioni interne, che coinvolge e aiuta a sviluppare responsabilità ed autonomia; per poter fare ciò è fondamentale agire su nuove modalità di lavoro, nuovi strumenti di condivisione e nuovi spazi di collaborazione.

Per nuove modalità di lavoro si intende la capacità di lavorare con maggiore libertà e di organizzare il proprio lavoro con responsabilità, non più ad ore ma ad obiettivo e tasks; bisogna lavorare su obiettivi e risultati, non sul consenso che occupa molto tempo nel processo decisionale, ma le persone devono organizzarsi il proprio lavoro secondo principi di delivery, del fare, anche sbagliando ma facendo in modo da poter portare in esecuzione azioni misurabili da migliorare.
E’ necessario creare approcci virtuali di lavoro in team, le persone possono essere anche lontane fisicamente ma deve essere possibile poter co-partecipare e condividere lo sviluppo del lavoro.
I team devono imparare a collaborare con approccio agile o lean, quindi senza gerarchie, con la possibilità di prendere decisioni, anche sbagliando, ma di agire, di portare in esecuzione azioni veloci ed efficaci che permettono di intervenire in un mercato con cambiamenti, e crisi, repentini.

Ovviamente servono anche nuovi strumenti necessari per poter svolgere il lavoro in smartworking, che non è solo il pc, ma per esempio piattaforme di condivisione e di collaborazione, che permettono quindi di poter lavorare, avendo accesso a tutte le informazioni aziendali necessarie, anche da luoghi differenti, di poter condividere l’avanzamento del lavoro, idee, tasks e attività comuni; per esempio con tool come Trello, Asana, Salesforce e altri.
Deve essere consentito l’accesso digitale a queste piattaforme, dallo smartphone al laptop, dalla connessione ai prodotti in cloud, alle piattaforme di condivisione fino alle piattaforme di innovazione che permettono di far emergere idee innovative dal basso e sviluppare nuovi processi, come per esempio Yammer che è un social interno aziendale con cui è possibile collaborare per nuove idee, nuovi progetti e nuovi servizi o Slack che permette di comunicare, tramite messaggi, in maniera istantanea.

Ed in ultimo sono necessari nuovi spazi collaborativi, intesi come la possibilità di avere l’ufficio ovunque, e poter essere sempre attivo quando lo desideriamo.
Nuovi spazi vanno concepiti anche all’interno delle aziende, come spazi rimodulabili in base alle diverse esigenze, che comprendano luoghi di privacy, di co-working, per call conferenze ma anche, e soprattutto, di incontro e condivisione; l’angolo ristoro può diventare il luogo dove confrontarsi in modalità informale e prendere decisioni da attuare.

Molti sono i benedici derivanti dall’utilizzo dello smartworking, dalla riduzione delle emissioni di CO2, con la riduzione delle persone che girano in macchina per raggiungere la sede, all’aumento della produttività incentrata sugli obiettivi da raggiungere, al miglior bilanciamento vita-lavoro, all’abbattimento di tempi morti per lo spostamento fino ad arrivare ad una maggiore capacità di attrarre nuovi talenti che sono sempre più restii al lavoro ad ore tradizionale.